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Konzeption eines planungsunterstützenden Informationssystems für das Dienstleistungsunternehmen Kommune

Gezeigt an ausgewählten Beispielen der kommunalen Sozialplanung und Sozialpolitik

Schröder, Kerstin

Betriebswirtschaftliche Schriften, Vol. 144

(1997)

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Abstract

In den Kommunalverwaltungen finden seit Anfang der 90er Jahre grundlegende Reformen statt. Als Ausweg aus der ständig zunehmenden Finanznot wird die stärkere Orientierung an den Handlungsgrundsätzen der Privatwirtschaft gesehen. Im Rahmen dieser Umstrukturierung gewinnt die Ressource Information eine besondere Bedeutung. Die Steuerung des Dienstleistungsunternehmens Kommune bei dezentraler Ressourcenverantwortung kann nur gelingen, wenn geeignete Informations- und Kommunikationsstrukturen zur Verfügung stehen. Das dabei aufzubauende Berichtswesen unterstützt den Aushandlungsprozeß von Sach- und Formalzielen zwischen Politik und Verwaltung, die Rechenschaftslegung der Dienststellen und das zentrale sowie das dezentrale Controlling.

In der vorliegenden Forschungsarbeit greift die Autorin diesen zentralen Aspekt der Verwaltungsreform auf. Im ersten Teil wird vor dem Hintergrund der Besonderheiten moderner kommunaler Steuerungsprozesse und den Ansätzen eines kommunalen Informationsmanagements ein allgemeiner Lösungsansatz zum Aufbau eines planungsunterstützenden Informationssystems abgeleitet. Dem Anwender steht ein detailliertes Ablaufschema zur Verfügung, das die notwendigen Schritte und die jeweils einsetzbaren Methoden und Instrumente aufzeigt. Der Praxiseinsatz des planungsunterstützenden Informationssystems wird im zweiten Teil an den Beispielen "Sozialhilfe" und "Jugendgerichtshilfe", die in enger Kooperation mit der Stadt Nürnberg erarbeitet wurden, dargestellt. Sie stammen aus einem Aufgabengebiet, in dem wirtschaftliche Aspekte traditionell nicht im Vordergrund stehen, wo aber seitens der kommunalen Sozialverwaltung dringender Handlungsbedarf gesehen wird. Die Ableitung des Informationsbedarfs mündet jeweils in inhaltlich beschriebenen Merkmalskatalogen. Bereits zur Verfügung stehende Informationsquellen werden auf ihre Einsatzfähigkeit geprüft und in angepaßter bzw. erweiterter Form in Informationsressourcen überführt. Dabei wird auch auf die technisch-org

Table of Contents

Section Title Page Action Price
Inhaltsverzeichnis 7
Abbildungsverzeichnis 13
Tabellenverzeichnis 15
Abkürzungsverzeichnis 16
Erster Teil: Konzeption eines planungsunterstützenden Informationssystems 17
A. Problemstellung 17
B. Planung und Entscheidung im Dienstleistungsunternehmen Kommune 21
I. Kommune und Kommunalverwaltung 21
1. Abgrenzung und Darstellung des Gemeindebegriffs 21
2. Der Wirkungskreis der Gemeinde 23
II. Herausforderungen an die Kommune und ihre Verwaltung 27
1. Allgemeine gesellschaftliche, wirtschaftliche und technische Entwicklungstrends 27
a) Langfristige Perspektive 27
b) Kurz- und mittelfristige Perspektive 29
2. Veränderungen im Verhältnis Staat/Gemeinde 30
3. Folgerungen und Forderungen 33
III. Ansätze zur Bewältigung der an die Kommune gestellten Herausforderungen 34
1. Zukunftsorientierte Ansätze zur kommunalen Problemverarbeitung 34
2. Planungs- und Entscheidungsprozesse im Dienstleistungsunternehmen Kommune 42
a) Konzentration auf den Planungs- und Entscheidungsprozeß 43
b) Systematisierung kommunaler Planung und Entscheidung 46
c) Darstellung des Planungs- und Entscheidungsprozesses der Fachdienste 50
C. Informationsmanagement im Dienstleistungsunternehmen Kommune 57
I. Ressource Information 57
II. Derzeitige Bedeutung der Ressource Information – insbesondere im Planungs- und Entscheidungsprozeß 60
1. Die Einstellung der Informationsnutzer zur Ressource Information 61
2. Die Einstellung der Informationslieferanten zur Ressource Information 63
3. Mangelnde Koordination zwischen Informationsnutzern und Informationslieferanten 65
4. Folgerungen und Forderungen 68
III. Grundsätze des kommunalen Informationsmanagements 69
1. Strategisches Informationsmanagement 71
2. Management der Informations- und Kommunikationsinfrastrukturen (Systemmanagement) 78
3. Management der Informations- und Kommunikationsanwendungen (Anwendungsmanagement) 79
4. Management der Informationsanalyse, -beschaffung, -verteilung und des Informationseinsatzes (Informationseinsatzmanagement) 81
IV. Rahmenkonzept für ein kommunales Informationssystem 85
1. Theoretischer Bezugsrahmen eines kommunalen Informationssystems 85
a) Primäre Informationsarbeit 86
b) Sekundäre Informationsarbeit 87
c) Tertiäre Informationsarbeit 88
d) Beziehungen zwischen den Phasen der Informationsarbeit 89
2. Einordnung heutiger DV-gestützter Instrumente zur Unterstützung der Phasen der Informationsarbeit 91
a) Unterstützung der primären Informationsarbeit 91
b) Unterstützung der sekundären Informationsarbeit 93
c) Unterstützung der tertiären Informationsarbeit 100
D. Aufbau eines planungsunterstützenden Informationssystems – methodischer Hintergrund und Vorgehen 105
I. Aufbau eines planungsunterstützenden Informationssystems im Überblick 105
II. Ableitung der Ziele des planungsunterstützenden Informationssystems aus der Zielsetzung kommunaler Planungsaufgaben 112
III. Aufbau der Daten- und Informationsbasis 117
1. Bestimmung des Informationsbedarfs 119
a) Dimensionen des Informationsbedarfs 119
b) Ableitung des Informationsbedarfs 125
(1) Perspektive: Objektiver Informationsbedarf 125
(2) Perspektive: Subjektiver Informationsbedarf 128
2. Planung der Informationsbedarfsdeckung 134
a) Zusammenstellen potentieller Informationsquellen 137
b) Überführung von Informationsquellen in Informationsressourcen 142
c) Zusammenstellen des konkreten Informationsangebotes für die kommunale Planung 152
IV. Methodenauswahl und -anwendung im planungsunterstützenden Informationssystem 156
1. Überblick über statistische Auswertungsinstrumente 157
2. Bestimmungsgründe der Methodenauswahl und -anwendung 163
a) Zielsetzung der Planungsaufgabe 163
b) Datenbasis 165
c) Hard- und Software 167
d) Personelle Rahmenbedingungen 168
3. Interpretation der Ergebnisse 168
4. Darstellung der Ergebnisse 170
V. Weitergabe und Ablage der Ergebnisse – Schnittstelle zur tertiären Informationsarbeit 172
Zweiter Teil: Umsetzung an ausgewählten Beispielen der kommunalen Sozialplanung und Sozialpolitik 175
E. Sozialplanung und -politik im Dienstleistungsunternehmen Kommune 175
I. Kommunale Sozialverwaltung 176
1. Traditioneller Aufbau einer kommunalen Sozialverwaltung 176
2. Auswirkungen der Verwaltungsreform auf die Sozialverwaltung 179
II. Kommunale Sozialplanung und -politik 181
1. Entwicklung kommunaler Sozialplanung und -politik 182
2. Sozialplanung und -politik im Dienstleistungsunternehmen Kommune 190
III. Einsatz eines planungsunterstützenden Informationssystems in der kommunalen Sozialplanung und -politik 197
F. Unterstützung ausgewählter Problemfelder und Planungsprozeßschritte: Jugendgerichtshilfe 203
I. Projektauftrag 203
II. Zielsetzung des Aufgabengebietes Jugendgerichtshilfe 204
III. Darstellen der Einflußfaktoren und der Zusammenhänge des Aufgabengebietes Jugendgerichtshilfe 209
IV. Forderungen an das Teilinformationssystem Jugendgerichtshilfe 211
V. Bestimmen des Informationsbedarfs in Abhängigkeit von der Planungsaufgabe und den planenden Personen 213
VI. Erschließen der Informationsquellen, Abstimmen von Informationsbedarf und Informationsangebot und Überführen der Ergebnisse in eine Informationsressource 218
1. JGH-Statistik 218
a) Informationsquellen 218
b) Inhaltliche Beschreibung der Informationsressource JGH-Statistik 221
c) Technisch-organisatorische Beschreibung der Informationsressource JGH-Statistik 234
2. Rahmeninformationen 236
3. Verwaltungsinterne Informationen 239
4. Leistungsdaten der Jugendgerichtshilfe 240
VII. Vorschläge zum Auswertungsprogramm 241
G. Unterstützung ausgewählter Problemfelder und Planungsprozeßschritte: Sozialhilfe 243
I. Projektauftrag 243
II. Zielsetzung des Aufgabengebietes Sozialhilfe 244
III. Darstellen der Einflußfaktoren und Zusammenhänge des Aufgabengebietes Sozialhilfe 249
1. Aufbau- und Ablauforganisation 249
2. Zusammenhang von Sozialhilfebedürftigkeit und Armut 251
IV. Forderungen an das Teilinformationssystem Sozialhilfe 258
V. Ableiten des Informationsbedarfs 261
1. Vorgehen 261
2. Merkmalskatalog im Überblick 263
3. Begründung des Informationsbedarfs für ausgewählte Fragestellungen und Problemgruppen 265
a) Haushaltsstruktur 265
b) Wohnungsangaben 267
c) Raumbezug 267
d) Über das Alter abgegrenzte Problemgruppen 268
(1) Kinder und Jugendliche in sozialhilfebedürftigen Bedarfsgemeinschaften 268
(2) Sozialhilfebedürftigkeit im Alter 269
e) Besondere soziale Problemlagen 271
(1) Alleinerziehende Personen, unvollständige Familien 276
(2) Arbeitslose 277
(3) Außergewöhnlich Belastete 280
f) Dauer des Sozialhilfebezuges 281
g) Ende der Hilfe zum Lebensunterhalt 282
h) Leistungsdarstellung der Sozialhilfe 283
VI. Erschließen der Informationsquellen, Abstimmen von Informationsbedarf und -angebot und Überführen der Ergebnisse in eine Informationsressource 284
1. Informationsquellen im Überblick 284
2. Amtliche Sozialhilfestatistik 286
a) Beschreibung der Informationsquelle 286
b) Abstimmen von Informationsbedarf und Informationsangebot 287
c) Überführen der Informationsquelle in eine Informationsressource 291
3. Verwaltungsvollzugsdaten 296
a) Beschreibung der Informationsquelle 296
b) Abstimmen von Informationsbedarf und Informationsangebot 297
c) Überführen der Informationsquelle in eine Informationsressource 300
VII. Vorschläge zum Auswertungsprogramm 302
1. Standardauswertungen zum Jahresende 302
2. Standardauswertungen zum Quartalsende 309
3. Weiterentwicklung 310
H. Zusammenfassung und Ausblick 313
Literaturverzeichnis 317
Anhang 339
Anhang A: Erhebungsbogen Jugendgerichtshilfestatistik 341
Anhang B: Merkmalskatalog der kommunalen Sozialhilfestatistik – Laufende Hilfe zum Lebensunterhalt 351
Anhang C: Erhebungsbögen der amtlichen Sozialhilfestatistik 361
Anhang D: Basisdatei der amtlichen Sozialhilfestatistik für das Statistische Informationssystem DUVA 371
Anhang E: Metadaten der amtlichen Sozialhilfestatistik 383
Anhang F: Regeln für die Bildung von Typen der Bedarfsgemeinschaften 405
Anhang G: Ausgewählte Auswertungstabellen aus dem Tabellenprogramm des Statistischen Bundesamtes 409
Anhang H: Verteilung der HLU-Empfänger außerhalb von Einrichtungen nach Geschlecht, Erwerbsstatus und Altersgruppe zum 1.1.1995 445
Sachregister 449