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Investitionsmanagement im Einkauf

Die Rolle der Beschaffung bei erfolgreichen Investitionen

Orths, Heinrich

Praxisreihe Einkauf/Materialwirtschaft, Vol. 20

(2013)

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About The Author

Heinrich Orths ist Berater und Einkaufstrainer. Zuvor war er Global Commodities Manager bei ABB AG, Ratingen, Business Unit Supply Manager für die weltweite Koordination des strategischen Einkaufs der Business Unit Medium Voltage Products verantwortlich und hat den Einkauf am Standort Ratingen geführt. Als Buchautor und Referent setzt er sich ständig mit Entwicklung und Fortschritt des Einkaufs auseinander. Dabei gilt das besondere Interesse dem operativen und strategischen Controlling, sowie dem Zusammenwirken mit Lieferanten.

Abstract

Der Einkauf muss bei anstehenden Investitionsentscheidungen von Anfang an dabei sein! Mit dieser Forderung beginnt Heinrich Orths seine Einführung in die Übersicht über die Rolle der Beschaffung bei erfolgreichen Investitionen. Er betrachtet die Steuerungsfunktion des Einkaufs während des gesamten Investitionsprozesses. Hierbei stellt er die Bedeutung des Einkaufs als Steuerungsinstanz für den Wertschöpfungsprozess Investitionen klar heraus. Bei regelmäßigen Bezügen ist die frühe Einbeziehung des Einkaufs längst eine Selbstverständlichkeit. Investitionen werden oft anders betrachtet. Investitionen werden häufig als ›Einmal-Geschäfte‹ fehlinterpretiert und die mittel- und langfristigen Folgen unterschätzt.

Das Buch zeigt auf, welche Möglichkeiten durch frühzeitige, intensive und kompetente Einbindung des Einkaufs erschlossen werden können und welche Erfordernisse dadurch gegeben sind. Praktische Beispiele runden das Buch ab: Investitionen mit einem geringen Wiederholungsgrad, wie z.B. die Beschaffung einer Telefonanlage, müssen anders angepackt werden als standardisierbare Investitionen, wie z.B. Gabelstapler. Vom Angebotsvergleich bis zur finalen Lieferantenauswahl bis hin zu Fragen der Wartung und Entsorgung wird praxisnah der Investitionsprozess für den Einkauf erschlossen.

Checklisten zur Verhandlungsvorbereitung oder der Code of Conduct als Formulierungshilfe für die Einbindung von Rahmenvereinbarungen im Sinne eines gesellschaftlich verantwortlich handelnden Unternehmens geben dem Leser konkrete Hilfestellungen bei vertraglichen Abwicklungen von Investitionen.

Table of Contents

Section Title Page Action Price
Inhaltsverzeichnis 5
Verzeichnis der Abbildungen 8
Vorwort 11
1. Investitionen 13
1.1 Begriffsdefinition 13
1.2 Investitionsmanagement als Chance 14
1.3 Energieeffizienz hilft langfristig Kosten senken 14
1.4 Der Investor 16
1.5 Aufgaben des Einkaufs 17
1.6 Funktionsübergreifende Zusammenarbeit 18
1.7 Kräfteverhältnisse im Zielkonflikt bei einer Investition 20
1.7.1 Der Investor: Technische Perfektion 20
1.7.2 Das Controlling: Optimaler Kapitaleinsatz 21
1.7.3 Der Einkauf: Ausschöpfung der Einsparungspotenziale 21
1.7.4 Der Lieferant: Identifikation von Alleinstellungsmerkmalen 21
1.7.5 Kräfteverhältnisse über die Zeit 22
2. Bedarfserkennung 26
2.1 Aktuelle Praxis 26
2.2 Fallweise Information durch den Investor 26
2.3 Vorabinformation durch Finanzabteilung 27
2.4 Optimale Lösung 28
3. Zeitplan zu einem Investitionsobjekt 31
4. Mögliche Lösungen und Lieferanten 33
4.1 Bedarfsbündelung 33
4.2 Einschaltung von Beratern 34
4.2.1 Auswahl eines geeigneten Beraters 35
4.2.2 Beratungsumfang 37
4.3 Standardisierung 38
4.3.1 Auswahl des Objektes 38
4.3.2 Detailbeschreibungen 39
4.3.3 Wartungsmaterial und Betriebsstoffe 40
5. Die Anfrage 41
5.1 Bestimmung potenzieller Lieferanten für die Anfrage (Anfragekreis) 41
5.2 Arten der Anfrage 43
5.2.1 Detaillierte Anfrage 43
5.2.2 Anfrage als Funktionsbeschreibung 45
5.2.3 Anfrageinhalt 46
5.2.4 Technische Änderungen 48
5.2.5 Referenzen 48
5.2.6 Standardbedingungen für Investitionen 49
5.2.7 Anfrageverfolgung 50
6. Lastenheft und Pflichtenheft 52
6.1 Lastenheft als Basis der Bedarfsermittlung 52
6.2 Pflichtenheft als Angebot 56
7. Angebotsvergleich und -auswertung 57
7.1 Technische Auswertung 57
7.2 Kaufmännische Auswertung 58
7.3 Prüfung von Referenzen 59
7.4 Langzeiteffekte 60
7.5 Bewertung der Angebote 64
8. Bestellvorbereitung 66
8.1 Verhandlungsstrategien 66
8.2 Konventionelle Verhandlung 67
8.2.1 Begriffsdefinition „Verhandlung“ 67
8.2.1.1 Offene Diskussion 68
8.2.1.2 Wüste Beschimpfung 68
8.2.1.3 Offener Krieg 70
8.2.2 Gesprächspartner bestimmen 70
8.2.3 Verhandlungsvorbereitung 71
8.2.4 Erwartungshaltung 73
8.2.5 Durchführung der Verhandlung 76
8.3 Internetauktion als „gemeinsame“ Verhandlung 82
8.3.1 Grundvoraussetzungen 82
8.3.2 Der Auktionator / Die Plattform 83
8.3.3 Vorbereitung der Auktion 84
8.3.4 Durchführung der Auktion 88
8.3.5 Nachbereitung der Auktion 91
8.3.6 Erfolgsmessung 92
8.3.7 Umfeld-Voraussetzungen 93
8.3.8 Fazit 94
8.4 Endgültige Lieferantenentscheidung 94
8.4.1 Hartfacts 95
8.4.2 Softfacts 95
8.4.3 Gemeinsame Entscheidung der Beteiligten 103
9. Die Bestellung 104
9.1 Bestelldetails 105
9.1.1 Beschreibung des Investitionsobjektes 105
9.1.2 Zahlungsmodalitäten 106
9.1.3 Sicherheiten (Bankbürgschaften) 108
9.1.4 Technische Verfügbarkeit 115
9.1.5 Gewährleistung 118
9.1.6 Energie und Betriebsstoffe 121
9.1.7 Wartung und Reparatur 122
9.1.8 Ersatzteile 123
9.1.9 Training durch den Lieferanten 125
9.1.10 Dokumentation 126
9.1.11 Terminierung 128
9.1.12 Lieferverzugsstrafe (Pönale) 131
9.1.13 Probebetrieb 133
9.1.14 Transport – Versicherung – Verpackung 133
9.1.14.1 Transportkosten 134
9.1.14.2 Versicherung 135
9.1.14.3 Verpackung 137
9.2 Währungsvereinbarung 138
9.3 Allgemeine Bedingungen, Recht und Gesetz 139
9.3.1 Allgemeine Geschäftsbedingungen 139
9.3.2 Recht und Gesetz 140
9.3.3 Gericht und Schiedsgericht 141
10. Bestellbearbeitung 143
10.1 Bestellungsannahme prüfen 143
10.2 Währungssicherung durchführen 145
10.3 Anzahlungen leisten und Bürgschaften prüfen 147
10.4 Terminüberwachung 148
10.5 Notwendige Änderungen 150
10.6 Vorzeitige „Abnahme/Übergabe“ vermeiden 152
10.6.1 Vorabnahme beim Hersteller 153
10.6.2 Annahme (Wareneingang) des Investitionsobjektes 153
10.7 Probebetrieb 153
10.8 Übernahme des Investitionsobjektes (Abnahme) 155
10.9 Lieferverzugsstrafe geltend machen 159
10.10 Dokumentation sicherstellen 159
10.11 Abschluss des Wartungsvertrages 159
10.12 Ersatzteilversorgung sicherstellen 160
11. Aufgaben nach der Übernahme 162
11.1 Zahlungsabwicklung 162
11.2 Rückgabe von Bankbürgschaften 163
11.3 Als Referenz dienen 163
11.4 Gewährleistungsverfolgung 164
12. Handlungsalternativen nach Ablauf der Nutzungsdauer 168
12.1 Möglichkeiten des Lieferanten 168
12.2 Verkauf in eigener Verantwortung 169
12.3 Verschrottung und Entsorgung 170
13. Investitionsmanagement als kontinuierliche Optimierungsaufgabe 171
13.1 Manöverkritik 171
13.2 SWOT-Analyse als Tool zur Verbesserung 172
13.3 Permanente Verbesserung als Herausforderung 174
Anhang 176
Anhang 1: Verhandlungsprotokoll 176
Anhang 2: Code of Conduct 180
Stichwortverzeichnis 186