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Investitionsmanagement im Einkauf
Die Rolle der Beschaffung bei erfolgreichen Investitionen
Praxisreihe Einkauf/Materialwirtschaft, Vol. 20
(2013)
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Heinrich Orths ist Berater und Einkaufstrainer. Zuvor war er Global Commodities Manager bei ABB AG, Ratingen, Business Unit Supply Manager für die weltweite Koordination des strategischen Einkaufs der Business Unit Medium Voltage Products verantwortlich und hat den Einkauf am Standort Ratingen geführt. Als Buchautor und Referent setzt er sich ständig mit Entwicklung und Fortschritt des Einkaufs auseinander. Dabei gilt das besondere Interesse dem operativen und strategischen Controlling, sowie dem Zusammenwirken mit Lieferanten.Abstract
Der Einkauf muss bei anstehenden Investitionsentscheidungen von Anfang an dabei sein! Mit dieser Forderung beginnt Heinrich Orths seine Einführung in die Übersicht über die Rolle der Beschaffung bei erfolgreichen Investitionen. Er betrachtet die Steuerungsfunktion des Einkaufs während des gesamten Investitionsprozesses. Hierbei stellt er die Bedeutung des Einkaufs als Steuerungsinstanz für den Wertschöpfungsprozess Investitionen klar heraus. Bei regelmäßigen Bezügen ist die frühe Einbeziehung des Einkaufs längst eine Selbstverständlichkeit. Investitionen werden oft anders betrachtet. Investitionen werden häufig als ›Einmal-Geschäfte‹ fehlinterpretiert und die mittel- und langfristigen Folgen unterschätzt. Das Buch zeigt auf, welche Möglichkeiten durch frühzeitige, intensive und kompetente Einbindung des Einkaufs erschlossen werden können und welche Erfordernisse dadurch gegeben sind. Praktische Beispiele runden das Buch ab: Investitionen mit einem geringen Wiederholungsgrad, wie z.B. die Beschaffung einer Telefonanlage, müssen anders angepackt werden als standardisierbare Investitionen, wie z.B. Gabelstapler. Vom Angebotsvergleich bis zur finalen Lieferantenauswahl bis hin zu Fragen der Wartung und Entsorgung wird praxisnah der Investitionsprozess für den Einkauf erschlossen. Checklisten zur Verhandlungsvorbereitung oder der Code of Conduct als Formulierungshilfe für die Einbindung von Rahmenvereinbarungen im Sinne eines gesellschaftlich verantwortlich handelnden Unternehmens geben dem Leser konkrete Hilfestellungen bei vertraglichen Abwicklungen von Investitionen.
Table of Contents
| Section Title | Page | Action | Price |
|---|---|---|---|
| Inhaltsverzeichnis | 5 | ||
| Verzeichnis der Abbildungen | 8 | ||
| Vorwort | 11 | ||
| 1. Investitionen | 13 | ||
| 1.1 Begriffsdefinition | 13 | ||
| 1.2 Investitionsmanagement als Chance | 14 | ||
| 1.3 Energieeffizienz hilft langfristig Kosten senken | 14 | ||
| 1.4 Der Investor | 16 | ||
| 1.5 Aufgaben des Einkaufs | 17 | ||
| 1.6 Funktionsübergreifende Zusammenarbeit | 18 | ||
| 1.7 Kräfteverhältnisse im Zielkonflikt bei einer Investition | 20 | ||
| 1.7.1 Der Investor: Technische Perfektion | 20 | ||
| 1.7.2 Das Controlling: Optimaler Kapitaleinsatz | 21 | ||
| 1.7.3 Der Einkauf: Ausschöpfung der Einsparungspotenziale | 21 | ||
| 1.7.4 Der Lieferant: Identifikation von Alleinstellungsmerkmalen | 21 | ||
| 1.7.5 Kräfteverhältnisse über die Zeit | 22 | ||
| 2. Bedarfserkennung | 26 | ||
| 2.1 Aktuelle Praxis | 26 | ||
| 2.2 Fallweise Information durch den Investor | 26 | ||
| 2.3 Vorabinformation durch Finanzabteilung | 27 | ||
| 2.4 Optimale Lösung | 28 | ||
| 3. Zeitplan zu einem Investitionsobjekt | 31 | ||
| 4. Mögliche Lösungen und Lieferanten | 33 | ||
| 4.1 Bedarfsbündelung | 33 | ||
| 4.2 Einschaltung von Beratern | 34 | ||
| 4.2.1 Auswahl eines geeigneten Beraters | 35 | ||
| 4.2.2 Beratungsumfang | 37 | ||
| 4.3 Standardisierung | 38 | ||
| 4.3.1 Auswahl des Objektes | 38 | ||
| 4.3.2 Detailbeschreibungen | 39 | ||
| 4.3.3 Wartungsmaterial und Betriebsstoffe | 40 | ||
| 5. Die Anfrage | 41 | ||
| 5.1 Bestimmung potenzieller Lieferanten für die Anfrage (Anfragekreis) | 41 | ||
| 5.2 Arten der Anfrage | 43 | ||
| 5.2.1 Detaillierte Anfrage | 43 | ||
| 5.2.2 Anfrage als Funktionsbeschreibung | 45 | ||
| 5.2.3 Anfrageinhalt | 46 | ||
| 5.2.4 Technische Änderungen | 48 | ||
| 5.2.5 Referenzen | 48 | ||
| 5.2.6 Standardbedingungen für Investitionen | 49 | ||
| 5.2.7 Anfrageverfolgung | 50 | ||
| 6. Lastenheft und Pflichtenheft | 52 | ||
| 6.1 Lastenheft als Basis der Bedarfsermittlung | 52 | ||
| 6.2 Pflichtenheft als Angebot | 56 | ||
| 7. Angebotsvergleich und -auswertung | 57 | ||
| 7.1 Technische Auswertung | 57 | ||
| 7.2 Kaufmännische Auswertung | 58 | ||
| 7.3 Prüfung von Referenzen | 59 | ||
| 7.4 Langzeiteffekte | 60 | ||
| 7.5 Bewertung der Angebote | 64 | ||
| 8. Bestellvorbereitung | 66 | ||
| 8.1 Verhandlungsstrategien | 66 | ||
| 8.2 Konventionelle Verhandlung | 67 | ||
| 8.2.1 Begriffsdefinition „Verhandlung“ | 67 | ||
| 8.2.1.1 Offene Diskussion | 68 | ||
| 8.2.1.2 Wüste Beschimpfung | 68 | ||
| 8.2.1.3 Offener Krieg | 70 | ||
| 8.2.2 Gesprächspartner bestimmen | 70 | ||
| 8.2.3 Verhandlungsvorbereitung | 71 | ||
| 8.2.4 Erwartungshaltung | 73 | ||
| 8.2.5 Durchführung der Verhandlung | 76 | ||
| 8.3 Internetauktion als „gemeinsame“ Verhandlung | 82 | ||
| 8.3.1 Grundvoraussetzungen | 82 | ||
| 8.3.2 Der Auktionator / Die Plattform | 83 | ||
| 8.3.3 Vorbereitung der Auktion | 84 | ||
| 8.3.4 Durchführung der Auktion | 88 | ||
| 8.3.5 Nachbereitung der Auktion | 91 | ||
| 8.3.6 Erfolgsmessung | 92 | ||
| 8.3.7 Umfeld-Voraussetzungen | 93 | ||
| 8.3.8 Fazit | 94 | ||
| 8.4 Endgültige Lieferantenentscheidung | 94 | ||
| 8.4.1 Hartfacts | 95 | ||
| 8.4.2 Softfacts | 95 | ||
| 8.4.3 Gemeinsame Entscheidung der Beteiligten | 103 | ||
| 9. Die Bestellung | 104 | ||
| 9.1 Bestelldetails | 105 | ||
| 9.1.1 Beschreibung des Investitionsobjektes | 105 | ||
| 9.1.2 Zahlungsmodalitäten | 106 | ||
| 9.1.3 Sicherheiten (Bankbürgschaften) | 108 | ||
| 9.1.4 Technische Verfügbarkeit | 115 | ||
| 9.1.5 Gewährleistung | 118 | ||
| 9.1.6 Energie und Betriebsstoffe | 121 | ||
| 9.1.7 Wartung und Reparatur | 122 | ||
| 9.1.8 Ersatzteile | 123 | ||
| 9.1.9 Training durch den Lieferanten | 125 | ||
| 9.1.10 Dokumentation | 126 | ||
| 9.1.11 Terminierung | 128 | ||
| 9.1.12 Lieferverzugsstrafe (Pönale) | 131 | ||
| 9.1.13 Probebetrieb | 133 | ||
| 9.1.14 Transport – Versicherung – Verpackung | 133 | ||
| 9.1.14.1 Transportkosten | 134 | ||
| 9.1.14.2 Versicherung | 135 | ||
| 9.1.14.3 Verpackung | 137 | ||
| 9.2 Währungsvereinbarung | 138 | ||
| 9.3 Allgemeine Bedingungen, Recht und Gesetz | 139 | ||
| 9.3.1 Allgemeine Geschäftsbedingungen | 139 | ||
| 9.3.2 Recht und Gesetz | 140 | ||
| 9.3.3 Gericht und Schiedsgericht | 141 | ||
| 10. Bestellbearbeitung | 143 | ||
| 10.1 Bestellungsannahme prüfen | 143 | ||
| 10.2 Währungssicherung durchführen | 145 | ||
| 10.3 Anzahlungen leisten und Bürgschaften prüfen | 147 | ||
| 10.4 Terminüberwachung | 148 | ||
| 10.5 Notwendige Änderungen | 150 | ||
| 10.6 Vorzeitige „Abnahme/Übergabe“ vermeiden | 152 | ||
| 10.6.1 Vorabnahme beim Hersteller | 153 | ||
| 10.6.2 Annahme (Wareneingang) des Investitionsobjektes | 153 | ||
| 10.7 Probebetrieb | 153 | ||
| 10.8 Übernahme des Investitionsobjektes (Abnahme) | 155 | ||
| 10.9 Lieferverzugsstrafe geltend machen | 159 | ||
| 10.10 Dokumentation sicherstellen | 159 | ||
| 10.11 Abschluss des Wartungsvertrages | 159 | ||
| 10.12 Ersatzteilversorgung sicherstellen | 160 | ||
| 11. Aufgaben nach der Übernahme | 162 | ||
| 11.1 Zahlungsabwicklung | 162 | ||
| 11.2 Rückgabe von Bankbürgschaften | 163 | ||
| 11.3 Als Referenz dienen | 163 | ||
| 11.4 Gewährleistungsverfolgung | 164 | ||
| 12. Handlungsalternativen nach Ablauf der Nutzungsdauer | 168 | ||
| 12.1 Möglichkeiten des Lieferanten | 168 | ||
| 12.2 Verkauf in eigener Verantwortung | 169 | ||
| 12.3 Verschrottung und Entsorgung | 170 | ||
| 13. Investitionsmanagement als kontinuierliche Optimierungsaufgabe | 171 | ||
| 13.1 Manöverkritik | 171 | ||
| 13.2 SWOT-Analyse als Tool zur Verbesserung | 172 | ||
| 13.3 Permanente Verbesserung als Herausforderung | 174 | ||
| Anhang | 176 | ||
| Anhang 1: Verhandlungsprotokoll | 176 | ||
| Anhang 2: Code of Conduct | 180 | ||
| Stichwortverzeichnis | 186 |